BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
NORISAH BINTI MURAD
KETUA BAHAGIAN
Bahagian ini diterajui oleh Ketua Bahagian. Bahagian ini memberikan perkhidmatan sokongan pentadbiran yang efisyen dan cekap kepada Unit dan cawangannya di daerah.
Bahagian ini bertanggungjawab terhadap perkara-perkara berkaitan:
- Struktur organisasi dan perjawatan, urusan-urusan perkhidmatan, latihan kakitangan dan peperiksaan serta urusan-urusan berkaitan prestasi dan kemajuan kerjaya kakitangan.
- Pengurusan kewangan, perolehan, kontrak dan aset.
- Pengurusan korporat dan maklumat strategik jabatan.
- Pengurusan Pembangunan ICT.
Unit utama adalah:
- Unit Pentadbiran
- Unit Komunikasi Korporat
- Unit Kewangan
- Unit Teknologi Maklumat
Memastikan pengurusan pentadbiran pejabat, khidmat pelanggan dan sokongan berjalan dengan cekap dan teratur dari segi perkhidmatan, korporat, keselamatan dan pentadbiran am bagi semua Bahagian dan Unit-Unit mengikut pekeliling, arahan pentadbiran yang berkuatkuasa.
Memastikan kemudahan ICT dan logistik sentiasa ditahap cemerlang dan selamat digunakan.
Memastikan semua urusan kewangan, perolehan, pengurusan aset dan stor selaras dengan peruntukan undang-undang dan peraturan yang berkuatkuasa.
Menyediakan khidmat pengurusan yang profesional dan berkualiti dalam mendokong sistem penyampaian perkhidmatan YPKDT
Peneraju kecemerlangan tadbir urus yang berkualiti dan berinovasi bagi YPKDT
PERANAN / FUNGSI
Bahagian Khidmat Pengurusan bertanggungjawab menyediakan khidmat sokongan dari segi pentadbiran am, pengurusan korporat dan khidmat pelanggan, pengurusan aset, hal ehwal keselamatan fizikal dan ICT, dokumen, percetakan serta pengurusan kenderaan YPKDT yang berkesan bagi memastikan objektif YPKDT tercapai dengan jayanya.
Bahagian khidmat pengurusan mempunyai cawangan pengurusannya di 10 daerah seluruh Johor:
- YPKDT Daerah Johor Bahru
- YPKDT Daerah Muar
- YPKDT Daerah Batu Pahat
- YPKDT Daerah Segamat
- YPKDT Daerah Kluang
- YPKDT Daerah Mersing
- YPKDT Daerah Pontian
- YPKDT Daerah Kota Tinggi
- YPKDT Daerah Kulai
- YPKDT Daerah Tangkak
PIAGAM PELANGGAN
Kami warga kerja YPKDT berjanji akan memberi perkhidmatan berkualiti seperti berikut:
1. UNIT PENTADBIRAN
- Memberikan perkhidmatan yang profesional, cekap serta mesra didalam melaksanakan urusan perkhidmatan dan pengurusan personal berlandaskan prinsipprionsip perkhidmatan serta peraturan yang ditetapkan.
- Memberikan kursus dan latihan kepada semua kakitangan bagi meningkatkan profesionalisme sekurang-kurangnya tiga (3) kali setahun.
2. UNIT KOMUNIKASI KORPORAT
- Memperakui penerimaan aduan (Surat Akuan Terima) kepada pengadu dalam tempoh 24 jam dari tarikh aduan diterima.
- Menyelesaikan segala aduan pelanggan dalam tempoh 10 hari waktu bekerja.
- Menyelaras penyediaan maklum balas isu menerusi media dalam tempoh 3 hari waktu bekerja.
- Memenuhi 80% tahap kepuasan pelanggan dengan membuat pengukuran melalui Kajian Kepuasan Pelanggan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.
- Menyedia dan menerbitkan Buku Laporan Tahunan YPKDT 1 kali setahun.
- Menyedia dan menerbitkan Buletin YPKDT 1 keluaran setahun.
- Memantau dan mengemaskinikan kandungan portal, laman sosial (Facebook Page, Instagram, Tiktok, Twitter, Youtube) YPKDT setiap hari waktu bekerja.
- Mengeluarkan Nota Kepada Pengarang (NE) selewat-lewatnya dalam tempoh 24 jam sebelum tarikh program dan mengedarkan Kenyataan Media kepada media massa serta merta sebaik sahaja diterima.
3. UNIT KEWANGAN
- Memastikan semua tuntutan yang lengkap dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja.
- Menyediakan Anggaran Perbelanjaan Tahunan mengikut tarikh yang telah ditetapkan.
- Memastikan pencapaian prestasi perbelanjaan mengurus dan tanggungan serta pembangunan pada puratanya melebihi paras 85% peruntukan tahunan yang
diluluskan.
4. UNIT PENGURUSAN ASET
- Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih Kerajaan sepertimana peruntukan Pekeliling Pengurusan Aset Alih Kerajaan: 1PP
- Menjalankan Mesyurat Jawatankuasa Aset Alih Kerajaan setiap suku tahun sepertimana peruntukan Pekeliling Pengurusan Aset Alih Kerajaan: 1PP
- Mendaftar, menyimpan, mengemaskini penggunaan dan menyelenggara aset alih kerajaan sepertimana peruntukan Pengurusan Aset Alih Kerajaan: 1PP
- Memproses permohonan pelupusan dan hapuskira Aset Kerajaan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh permohonan lengkap diterima.
5. UNIT PEROLEHAN DAN PENGURUSAN KONTRAK
- Permohonan lengkap bagi Pengecualian Dari Tatacara Perolehan Kerajaan diputuskan dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.
- Penyediaan Jadual Harga Pembukaan Tender dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh tutup tender.
- Pengeluaran Surat Keputusan Tender dalam tempoh tiga (3) hari bekerja kepada jabatan pelaksana dari tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan diadakan.
- Pelawaan Tender Kontrak Pusat dilaksanakan dalam tempoh lima (5) bulan sebelum tempoh kontrak pusat tamat.
6. UNIT TEKNOLOGI MALUMAT
- Menyelenggara dan menyelesaikan aduan berkaitan sistem maklumat dalam tempoh 14 hari waktu bekerja dari tarikh aduan diterima.
- Memberi perkhidmatan teknologi maklumat kepada YPKDT melalui kualiti perkhidmatan sokongan teknikal dan khidmat nasihat.
- Memantau dan memastikan kontraktor penyelenggaraan menyelesaikan aduan-aduan masalah pengguna dengan segera dan cekap.
- Berusaha memenuhi keperluan pembangunan sistem, aset ICT, rangkaian serta latihan ICT kepada kakitangan YPKDT.
- Memastikan pelayan (server) beroperasi dan boleh dicapai sekurang-kurang 95% setahun dan memastikan keselamatan pusatdata sentiasa terjamin sepanjang masa.
- Mengemaskini kandungan laman web jabatan dalam tempoh dua (2) hari waktu bekerja dari tarikh maklumat diterima.
Unit Utama
-
Unit Komunikasi Korporat
-
Unit Kewangan
-
Unit Teknologi Maklumat
-
Unit Pentadbiran
-
Unit Kontrak
-
Unit Pengurusan Aset
UNIT KOMUNIKASI KORPORAT
CARTA ORGANISASI
KETUA UNIT (S41)
MUHAMAD RIDHWAN BIN SAMSUDIN
PENGENALAN
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan pelanggan YPKDT.
FUNGSI
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan
menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan
pelanggan YPKDT.
UNIT KEWANGAN
CARTA ORGANISASI
AKAUNTAN (W41)
NURLAILA SHAZREEN BINTI ABDUL RAHIM
PENOLONG AKAUANTAN (W29)
SITI HALEEDA
PENGENALAN
Unit Kewangan merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab terhadap perkhidmatan
pengurusan kewangan yang menepati keperluan dan kehendak pihak ‘stakeholders’, Memberi
perkhidmatan pengurusan perolehan dan aset yang cekap dan menguntungkan kerajaan mengikut
prosedur kewangan yang berkuat kuasa, Menyedia, memantau dan mengawal peruntukan dan
perbelanjaan tahunan agar mencapai penggunaan optima yang berkesan serta Meningkatkan
kompetensi dan kecekapan kakitangan YPKDT dalam pengurusan kewangan menerusi latihan yang
berterusan
FUNGSI
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan
menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan
pelanggan YPKDT.
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
CARTA ORGANISASI
KETUA UNIT (F41)
MOHD ASYRAF BIN MOHAMED HANIF
PENOLONG PEGAWAI (F29)
MOHD RIZAL BIN AHMAD
PENGENALAN
Unit Teknologi Maklumat (UTM) merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab menyediakan
infrastruktur serta perkhidmatan ICT di Politeknik Melaka. UTM berperanan menyediakan serta
menguruskan infrastruktur rangkaian, sistem aplikasi serta perkakasan dan perisian bagi kegunaan
semua warga YPKDT. Unit ini juga berperanan memberi bantuan teknikal kepada staf dan pelajar
PMK dalam menjalankan aktiviti atau program termasuk majlis rasmi jabatan.
FUNGSI
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan
menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan
pelanggan YPKDT.
UNIT PENTADBIRAN
CARTA ORGANISASI
KETUA UNIT (N29))
SITI KHATIJAH BINTI ZAINAL ABIDIN
KETUA UNIT (N29)
SURYANI BINTI JASMAN
KETUA UNIT (N29)
AZHARUDDIN BIN MOHD JOHAR
KETUA UNIT (N29)
REHANA BINTI ABDUL RAHIM
KETUA UNIT (N29)
MUSTAFA KAMAL BIN ABDURRASHID
PENGENALAN
Unit Pentadbiran merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab atas segala urusan persuratan
dan hal-hal pentadbiran am dikendalikan secara cekap dan bersistematik bagi menjamin kelancaran
tugas harian dan memastikan segala rekod-rekod perkhidmatan anggota diselenggarakan secara
teratur dan sistematik demi menjaga kebajikan anggota.
FUNGSI
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan
menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan
pelanggan YPKDT.
UNIT PEROLEHAN DAN PENGURUSAN KONTRAK
CARTA ORGANISASI
KETUA UNIT (N29)
NUR SHAHADAH BINTI SULAIMAN
PENGENALAN
Unit Pentadbiran merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab atas segala urusan persuratan dan hal-hal pentadbiran am dikendalikan secara cekap dan bersistematik bagi menjamin kelancaran
tugas harian dan memastikan segala rekod-rekod perkhidmatan anggota diselenggarakan secara
teratur dan sistematik demi menjaga kebajikan anggota.
FUNGSI
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan
menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan
pelanggan YPKDT.
UNIT PENGURUSAN ASET
CARTA ORGANISASI
KETUA UNIT (N29)
MOHD AZLAN BIN RAHMAT
KETUA UNIT (N29)
NUR KARTINI BINTI KAMAROLZAMAN
PENGENALAN
Unit Pentadbiran merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab atas segala urusan persuratan
dan hal-hal pentadbiran am dikendalikan secara cekap dan bersistematik bagi menjamin kelancaran
tugas harian dan memastikan segala rekod-rekod perkhidmatan anggota diselenggarakan secara
teratur dan sistematik demi menjaga kebajikan anggota.
FUNGSI
Unit Komunikasi Korporat merupakan sebuah unit yang bertanggungjawab dalam mengurus dan
menyelaras program komunikasi korporat, pengurusan media dan publisiti serta perhubungan
pelanggan YPKDT.
EN 
MS