Bahagian Khidmat Pengurusan

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

NORISAH BINTI MURAD
KETUA BAHAGIAN

Bahagian ini diterajui oleh Ketua Bahagian. Bahagian ini memberikan perkhidmatan sokongan pentadbiran yang efisyen dan cekap kepada Unit dan cawangannya di daerah.

Bahagian ini bertanggungjawab terhadap perkara-perkara berkaitan:

- Struktur organisasi dan perjawatan, urusan-urusan perkhidmatan, latihan kakitangan dan peperiksaan serta urusan-urusan berkaitan prestasi dan kemajuan kerjaya kakitangan.
- Pengurusan kewangan, perolehan, kontrak dan aset.
- Pengurusan korporat dan maklumat strategik jabatan.
- Pengurusan Pembangunan ICT.

Unit utama adalah:

Memastikan pengurusan pentadbiran pejabat, khidmat pelanggan dan sokongan berjalan dengan cekap dan teratur dari segi perkhidmatan, korporat, keselamatan dan pentadbiran am bagi semua Bahagian dan Unit-Unit mengikut pekeliling, arahan pentadbiran yang berkuatkuasa.

Memastikan kemudahan ICT dan logistik sentiasa ditahap cemerlang dan selamat digunakan.

Memastikan semua urusan kewangan, perolehan, pengurusan aset dan stor selaras dengan peruntukan undang-undang dan peraturan yang berkuatkuasa.

Menyediakan khidmat pengurusan yang profesional dan berkualiti dalam mendokong sistem penyampaian perkhidmatan YPKDT

Peneraju kecemerlangan tadbir urus yang berkualiti dan berinovasi bagi YPKDT

PERANAN / FUNGSI

Bahagian Khidmat Pengurusan bertanggungjawab menyediakan khidmat sokongan dari segi pentadbiran am, pengurusan korporat dan khidmat pelanggan, pengurusan aset, hal ehwal keselamatan fizikal dan ICT, dokumen, percetakan serta pengurusan kenderaan YPKDT yang berkesan bagi memastikan objektif YPKDT tercapai dengan jayanya.

Bahagian khidmat pengurusan mempunyai cawangan pengurusannya di 10 daerah seluruh Johor:

YPKDT Daerah Johor Bahru
YPKDT Daerah Muar
YPKDT Daerah Batu Pahat
YPKDT Daerah Segamat
YPKDT Daerah Kluang
YPKDT Daerah Mersing
YPKDT Daerah Pontian
YPKDT Daerah Kota Tinggi
YPKDT Daerah Kulai
YPKDT Daerah Tangkak

PIAGAM PELANGGAN

Kami warga kerja YPKDT berjanji akan memberi perkhidmatan berkualiti seperti berikut:

1. UNIT PENTADBIRAN

Memberikan perkhidmatan yang profesional, cekap serta mesra didalam melaksanakan urusan perkhidmatan dan pengurusan personal berlandaskan prinsipprionsip perkhidmatan serta peraturan yang ditetapkan.
Memberikan kursus dan latihan kepada semua kakitangan bagi meningkatkan profesionalisme sekurang-kurangnya tiga (3) kali setahun.

2. UNIT KOMUNIKASI KORPORAT

Memperakui penerimaan aduan (Surat Akuan Terima) kepada pengadu dalam tempoh 24 jam dari tarikh aduan diterima.
Menyelesaikan segala aduan pelanggan dalam tempoh 10 hari waktu bekerja.
Menyelaras penyediaan maklum balas isu menerusi media dalam tempoh 3 hari waktu bekerja.
Memenuhi 80% tahap kepuasan pelanggan dengan membuat pengukuran melalui Kajian Kepuasan Pelanggan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.
Menyedia dan menerbitkan Buku Laporan Tahunan YPKDT 1 kali setahun.
Menyedia dan menerbitkan Buletin YPKDT 1 keluaran setahun.
Memantau dan mengemaskinikan kandungan portal, laman sosial (Facebook Page, Instagram, Tiktok, Twitter, Youtube) YPKDT setiap hari waktu bekerja.
Mengeluarkan Nota Kepada Pengarang (NE) selewat-lewatnya dalam tempoh 24 jam sebelum tarikh program dan mengedarkan Kenyataan Media kepada media massa serta merta sebaik sahaja diterima.

3. UNIT KEWANGAN

Memastikan semua tuntutan yang lengkap dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja.
Menyediakan Anggaran Perbelanjaan Tahunan mengikut tarikh yang telah ditetapkan.
Memastikan pencapaian prestasi perbelanjaan mengurus dan tanggungan serta pembangunan pada puratanya melebihi paras 85% peruntukan tahunan yang
diluluskan.

4. UNIT PENGURUSAN ASET

Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih Kerajaan sepertimana peruntukan Pekeliling Pengurusan Aset Alih Kerajaan: 1PP
Menjalankan Mesyurat Jawatankuasa Aset Alih Kerajaan setiap suku tahun sepertimana peruntukan Pekeliling Pengurusan Aset Alih Kerajaan: 1PP
Mendaftar, menyimpan, mengemaskini penggunaan dan menyelenggara aset alih kerajaan sepertimana peruntukan Pengurusan Aset Alih Kerajaan: 1PP
Memproses permohonan pelupusan dan hapuskira Aset Kerajaan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh permohonan lengkap diterima.

5. UNIT PEROLEHAN DAN PENGURUSAN KONTRAK

Permohonan lengkap bagi Pengecualian Dari Tatacara Perolehan Kerajaan diputuskan dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.
Penyediaan Jadual Harga Pembukaan Tender dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh tutup tender.
Pengeluaran Surat Keputusan Tender dalam tempoh tiga (3) hari bekerja kepada jabatan pelaksana dari tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan diadakan.
Pelawaan Tender Kontrak Pusat dilaksanakan dalam tempoh lima (5) bulan sebelum tempoh kontrak pusat tamat.

6. UNIT TEKNOLOGI MALUMAT

Menyelenggara dan menyelesaikan aduan berkaitan sistem maklumat dalam tempoh 14 hari waktu bekerja dari tarikh aduan diterima.
Memberi perkhidmatan teknologi maklumat kepada YPKDT melalui kualiti perkhidmatan sokongan teknikal dan khidmat nasihat.
Memantau dan memastikan kontraktor penyelenggaraan menyelesaikan aduan-aduan masalah pengguna dengan segera dan cekap.
Berusaha memenuhi keperluan pembangunan sistem, aset ICT, rangkaian serta latihan ICT kepada kakitangan YPKDT.
Memastikan pelayan (server) beroperasi dan boleh dicapai sekurang-kurang 95% setahun dan memastikan keselamatan pusatdata sentiasa terjamin sepanjang masa.
Mengemaskini kandungan laman web jabatan dalam tempoh dua (2) hari waktu bekerja dari tarikh maklumat diterima.